各教學(xué)院：

為及時(shí)準(zhǔn)確做好2024屆畢業(yè)生檔案整理、轉(zhuǎn)遞工作，確保畢業(yè)生檔案完整、安全、無誤郵寄，現(xiàn)就畢業(yè)生學(xué)籍檔案整理、郵寄及電子學(xué)籍檔案填寫等相關(guān)工作通知如下：

一、歸檔時(shí)間

畢業(yè)生離校前。

二、歸檔學(xué)籍材料內(nèi)容及時(shí)間

畢業(yè)生紙質(zhì)學(xué)籍檔案包括高中（?？疲W(xué)籍、高考（專升本）檔案、高考準(zhǔn)考證、加蓋公章的考生電子檔案信息紙質(zhì)材料、入學(xué)通知書、體檢表、新生入學(xué)資格復(fù)查表、新生入學(xué)登記表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)士學(xué)位審批表（本科生）、學(xué)籍異動(dòng)相關(guān)證明材料、獎(jiǎng)勵(lì)/處分材料、學(xué)生實(shí)習(xí)總結(jié)、在校期間服役材料、考生電子檔案信息紙質(zhì)材料、團(tuán)員檔案材料等。黨員檔案材料按照學(xué)校組織部相關(guān)要求辦理。

5月31日—6月中旬，各教學(xué)院把畢業(yè)生上述紙質(zhì)學(xué)籍檔案材料整理完善后，裝入學(xué)生個(gè)人學(xué)籍檔案。

三、學(xué)籍檔案郵寄

1.畢業(yè)生到機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位就業(yè)或定向招生就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或定向單位；到非公單位就業(yè)的，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)地或戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；暫未就業(yè)的，檔案可轉(zhuǎn)遞至戶籍地公共就業(yè)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)；各教學(xué)院按照檔案轉(zhuǎn)遞地址認(rèn)真填寫《XX學(xué)院2024屆非南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案郵寄信息統(tǒng)計(jì)表》（見附件1）。

2.生源地為南陽地區(qū)的學(xué)生檔案，各教學(xué)院整理密封后，填寫《XX學(xué)院2024屆南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案移交信息統(tǒng)計(jì)表》（見附件2），連同學(xué)籍檔案暑假放假前交至學(xué)生處檔案室，由檔案室負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交至南陽市人才交流中心。

3.升學(xué)檔案：考取專升本的同學(xué)，持所錄取學(xué)校的錄取通知書到各自輔導(dǎo)員處登記郵寄地址，由教學(xué)院統(tǒng)一郵寄；考取研究生的畢業(yè)生持所錄取學(xué)校開具的調(diào)檔函，由輔導(dǎo)員按照調(diào)檔函上的要求辦理檔案轉(zhuǎn)寄；以上情況輔導(dǎo)員均需在附件1中作好記錄。

4.檔案需在學(xué)校暫存（兩年）或因各種原因無法郵寄的，各教學(xué)院收集齊全并填寫《XX學(xué)院2024屆畢業(yè)生留校學(xué)籍檔案移交表》（見附件3），暑假放假前移交至學(xué)生處學(xué)籍檔案室保存。

5.畢業(yè)生檔案通過中國郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞形式郵寄，學(xué)生處負(fù)責(zé)聯(lián)系郵政局工作人員到各教學(xué)院辦理檔案郵寄，畢業(yè)班輔導(dǎo)員做好與郵局的檔案交接工作，及時(shí)公布學(xué)生檔案投遞去向、快遞單號并妥善保存，方便畢業(yè)生本人向檔案接收單位查詢檔案接收情況，檔案郵寄工作完成時(shí)間為7月20日。

四、相關(guān)要求

1.學(xué)籍檔案是學(xué)生個(gè)人高中階段和大學(xué)階段政治面貌、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的記錄，是用人單位招聘、政審考察、申報(bào)職稱和核定社保待遇等事項(xiàng)的重要依據(jù)。學(xué)籍檔案材料應(yīng)內(nèi)容完整真實(shí)、填寫規(guī)范，個(gè)人簽字工整，印章清晰。

2.各教學(xué)院要高度重視此項(xiàng)工作，在畢業(yè)生學(xué)籍檔案收集、整理、郵寄過程中，要嚴(yán)格遵守檔案工作的有關(guān)規(guī)定，做好檔案材料整理、裝袋、核對、密封和郵寄等工作，確保檔案材料完整，杜絕出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)裝漏裝、丟失等現(xiàn)象。

3.各教學(xué)院要按照時(shí)間安排，統(tǒng)籌安排畢業(yè)生學(xué)籍檔案相關(guān)工作，要通過畢業(yè)生教育等途徑增強(qiáng)畢業(yè)生對學(xué)籍檔案整理、寄遞、接轉(zhuǎn)工作重要性的認(rèn)識，提醒畢業(yè)生個(gè)人不得私自拆封或損毀學(xué)籍檔案，確保填寫的檔案轉(zhuǎn)遞信息準(zhǔn)確無誤，若因?qū)W生個(gè)人填報(bào)的檔案寄送信息有誤而導(dǎo)致檔案在轉(zhuǎn)遞過程中無法投寄而遺失，責(zé)任自負(fù)。

附件：

1.XX學(xué)院2024屆非南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案郵寄信息統(tǒng)計(jì)表

2.XX學(xué)院2024屆南陽地區(qū)畢業(yè)生檔案移交信息統(tǒng)計(jì)表

3.XX學(xué)院2024屆畢業(yè)生留校學(xué)籍檔案移交表

學(xué)生處

                                               2024年6月4日